Vi i Pureservice har valgt å bruke Typeform* for å lage vår undersøkelse som sendes ut med hver løsningsmail, men det finnes flere forskjellige verktøy man kan velge mellom. I denne artikkelen beskriver vi hvordan man kan sette opp en undersøkelse i Typeform og koble den til Pureservice med hjelp av Zapier*.

Typeform

1. Opprett din undersøkelse slik du ønsker at den skal se ut. Her er et enkelt eksempel med et spørsmål. Man kan selvfølgelig velge å ha flere spørsmål.

2. Det er viktig å opprette hidden fields i Typeform for å kunne se hvilken bruker som har svart på undersøkelsen og kunne koble det til saken det gjelder. Disse brukes i linken som skal legges inn i Pureservice etterpå. Her er et eksempel på ord du kan bruke:

3. Kopier linken i Typeform. Dette er et eksempel på hvordan den kan se ut: https://pureservice.typeform.com/to/EnHQlN?ticket=xxxxx&company=xxxxx&team=xxxxx&email=xxxxx&agent=xxxxx

Mer info om Typeform finner du på deres hjemmeside.

*Typeform, Zapier og andre tredjepart-verktøy er ikke en del av Pureservice. Innholdet i denne artikkelen som omhandler Typeform og Zapier er dermed ikke underlagt støtte i henhold til avtale med Pureservice. All bruk og eventuell senket ytelse av Pureservice som en følge av innholdet i denne artikkel skjer på eget ansvar. Fremtidige endringer av Pureservice kan også forårsake uventede brudd i koblingen.

Pureservice

4. Gå til Administrator.

5. Gå til Arbeidsflyt -> Regler.

6. Sørg for at “E-mail user when Ticket is resolved” har status :

7. Gå til Arbeidsflyt -> Maler.

8. Åpne malen “Send E-mail on Ticket Solved” ved å klikke på skiftenøkkelen:

9. Nederst på siden kan du se hvilken regel denne malen brukes i:

10. Sett opp malen slik du ønsker at den skal se ut. Her er et eksempel hvor vi har brukt flere kodeord for å få tilpasset data i mailen som sendes ut:
Hei {{Ticket.Current.User.FirstName}},Din henvendelse {{Ticket.Current.RequestNumber}} har fått et løsningsforslag; {{{Ticket.Current.Solution}}} Er du fornøyd eller misfornøyd med resultatet av din sak?Klikk her for å besvare noen raske spørsmål.Beskrivelse fra saken:{{{Ticket.Current.Description}}}​Hvis det er noe du ønsker å legge til i henvendelsen, så kan du bare svare på denne eposten.Vennlig hilsenSyscom AS{{#if Ticket.Current.AssignedAgent}}{{Ticket.Current.AssignedAgent.FullName}}{{/if}}{{Ticket.Current.AssignedTeam.Name}}

11. Legg inn linken som du har kopiert fra Typeform der du vil ha den i teksten. Klikk på linkteksten og velg Rediger. Som du ser så står det bare «xxxxx», dette må tilpasses i Pureservice med riktige kodeord.

12. I dette eksempelet har vi valgt å bruke følgende kodeord:
{{Ticket.Current.RequestNumber}}
{{Ticket.Current.User.Company.CompanyNumber}}
{{Ticket.Current.AssignedTeam.Name}}
{{Ticket.Current.User.EmailAddress.Email}}
{{Ticket.Current.AssignedAgent.FirstName}}

13. Bytt ut «xxxx» mot riktige kodeord i linken. Eksempel:https://pureservice.typeform.com/to/EnHQlN?ticket={{Ticket.Current.RequestNumber}}&company={{Ticket.Current.User.Company.CompanyNumber}}&team={{Ticket.Current.AssignedTeam.Name}}&email={{Ticket.Current.User.EmailAddress.Email}}&agent={{Ticket.Current.AssignedAgent.FirstName}}

14. Du kan nå registrere en sak på deg selv som du løser for å se hvordan mailen ser ut og teste at linken fungerer og får med riktige data.

15. Linken skal da vise data fra brukeren, saken og saksbehandleren som vist her: https://pureservice.typeform.com/to/EnHQlN?ticket=41&company=&team=Administratorer&email=sp@syscomworld.com&agent=Sara

Integrasjon mellom Typeform og Pureservice

For at sluttbrukerens svar fra undersøkelsen i Typeform skal kobles til saken i Pureservice må de to snakke sammen. Vi har løst dette ved hjelp av Zapier.com, men det er bare en av flere måter å løse det på.

Vi anbefaler at dette utføres av noen med utviklerkunnskaper.

I Zapier går integrasjonen fra Typeform til Webhooks by Zapier (Post til API):

Vi har valgt å opprette internt notat på saken det gjelder i Pureservice, dette gjøres ved å sende data til https://<>/agent/API/communication.

 

Her er et eksempel på hvordan det kan se ut inne på saken i Pureservice: